Od spletnega naročila do računa

Tu vam bomo prikazali, kako poteka postopek oddaje naročila v e-trgovini za vaše stranke in kako obdelate prejeto naročilo. Prejem in obdelava naročila omogočata uporabo mnogih pripomočkov v ozadju, Urednik pa ima z urejanjem podatkov običajno zelo malo dela.

Oddaja naročila v WWW trgovini

• Ogled artiklov v trgovini
• Izbira artikla in dodajanje v košarico
• Pregled stanja v košarici in izbira dostave (Cart). Stranka po potrditvi košarice vsebine le te ne more več sama spreminjati! To lahko naredi le Ponudnik.
• Po potrditvi izbranih artiklov se prikaže obrazec (Checkout) za:
  • Izbiro načina plačila (kjer so možnosti omejene glede na prej izbrani način dostave)
  • Možnost vnosa opomb stranke
  • Kontakni podatki stranke (@email + telefon)
  • Podatki stranke (Ime Priimek, Naslov ulica+hišna št, Pošta, Mesto, Država)
  • Če je stranka podjetje, tu vnese tudi davčno številko podjetja in kljukico, če je podjetje zavezanec za DDV
  • Vnos podatkov za dostavo, če želi stranka dostavo na drug naslov in ne naslov kupca
• Potrditev podatkov stranke
• Končna potrditev oddaje naročila
• Po oddaji stranka in Ponudnik dobita email o novem naročilu, ki vključuje vse podrobnosti. Ponudnik lahko med preference vnese dodatne email naslovnike, ki dobijo to obvestilo.
• Stranka zdaj na zaslonu vidi podatke naročila in Navodila za izvedbo plačila.
• Če je izbrala enega od načinov s predlačilom (Kartica, PayPal, Moneta, nakazilo na TRR...) so ji na tem mestu na voljo vsi potrebni podatki in povezave za izvedbo plačila. V primeru plačila s Kartico, Moneto ali PayPal-om je po zaključku postopka naročilo pri Stranki takoj označeno kot plačano, dobi pa tudi email obvestilo o potrjenem plačilu.

Obdelava prejetega naročila 

• Ponudnik najprej zazna naročilo v trenutku, ko Stranka potrdi izbrane artikle v košarici - na seznamu naročil se prikaže kot Neaktivno naročilo z vsebino košarice in še brez podatkov Stranke.
• Po končni oddaji naročila ima Ponudnik zdaj vse podatke, ki jih je stranka vnesla.
• V tem trenutku so jasno opredeljeni: 
  • seznam artiklov,
  • količine izbranih artiklov,
  • popusti po posameznih postavkah,
  • artikel izbranega načina dostave,
  • način plačila,
  • podatki stranke,
  • podatki za dostavo,
  • opombe stranke 
• Če stranka naročilo poravna z Moneto, kartico ali PayPal-om, se automatično izvede sprememba statusa naročila v Plačano. Stranka in Ponudnik dobita obvestilo o potrditvi plačila (Initial Payment Notification ali IPN). Če Urednik osveži stran, bo videl, da je zdaj naročilo označeno kot plačano, običajno pa Klik MALL vnese tudi določene Opombe ponudnika (privat). Prav tako je mogoče med Preferencami izbrati, da se v tem primeru izvede tudi zmanjšanje zaloge (če je naročilo v celoti izvedljivo). Naročilo bo takoj označeno tudi kot Opravljeno, vi pa si boste prihranili nemalo dela in skrbi v primeru, da imate razprodaje, saj sistem v takšnih primerih v veliki meri sam skrbi tudi za prikazovanje zaloge v trgovini. Včasih ni problem pripeljati kupce v trgovino, ampak se opravičevati za nevšečnost, ko je nekdo oddal naročilo in ga morda celo tudi poravnal, vi pa tega nimate več na zalogi in artikel ni hitro dobavljiv. Vam povemo iz izkušenj.
• V tem trenutku Urednik obdela naročilo:
  • Če so vsi izbrani artikli na zalogi, v zadostni količini in še niso bili vzeti iz zaloge, ima na desni možnost "Vzemi iz zaloge". Tako z enim klikom zmanjša artiklom iz naročila zalogo za izbrane količine (če se za artikel vodi zaloga) ter označi naročilo kot Opravljeno. Z zmanjšanjem zaloge se to automatično pozna tudi v spletni trgovini Ponudnika, da naslednji obiskovalci lahko vidijo trenutno stanje zaloge (no Overselling).
  • Urednik v tem trenutku lahko uredi vse podatke, kjer je to potrebno.
  • Urednik za izdelavo računa vnese:
    • Oblika dokumenta: Račun
    • Datum opravljene storitve
    • Datum dokumenta (ni nujno enak Datumu opravljene storitve)
    • Po potrebi uredi določene podatke (podatki Podjetja stranke, davčna številka...)
    • Po potrditvi podatkov se automatično vnese NASLEDNJA ŠT. RAČUNA GLEDE NA PODJETJE, ne Ponudnika! Tako so vsi računi za Podjetje automatično v ustreznem zaporedju, ne glede na to, znotraj katerega Ponudnika je bil račun izdan.
  • Urednik za DAVČNO POTRDITEV računa vnese:
    • Šifro zaposlenega, ki potrjuje račun
    • Šifro davčne blagajne (ta automatično opredeli POSLOVALNICO)
    • Po potrditvi podatkov se automatično vnese naslednja ŠT. DAVČNEGA RAČUNA glede na davčno zakonodajo in preference Ponudnika - običajno je to zaporedna št. računa na POSLOVALNICI, lahko pa je tudi naslednja št. na blagajni! 
    • Na desni strani se pojavi gumb, ki sproži davčno potrjevanje. Za potrditev ga kliknete. 
    • Podatki računa se pošljejo na FURS, nazaj se prejmeta EOR in ZOI in če ni bilo napak, je bil račun uspešno davčno potrjen.
  • Če se bo naročilo pošiljalo na naslov stranke, je za izpis podatkov za Nalepke za dostavo potrebno vnesti tudi Datum odposlano
  • Urednik izbere željeno obliko izpisa računa (POS, A4, A4-s slikami artiklov, A4-v tujem jeziku, A4-B2B z neto cenami...) in natisne račun
• Zdaj stranka naročilo preko spletne strani vidi kot Opravljeno in Zaključeno

Tako sta videti običajen nakup in obdelava naročila. Velik del postopka je automatiziran in ker je za Urednika vse na enem mestu, vse skupaj poteka zelo pregledno in zelo hitro. 

Če povzamemo nekaj zadev, kako vam Klik MALL pomaga pri obdelavi naročil:

• Automatizacija prejema plačil.
• Obveščanje o poteku preko email sporočil. 
• Zmanjševanje zaloge ob potrditvi prejema plačila in s tem vzdrževanje stanja zaloge v WWW trgovini v realnem času.
• Možnost ročnega zmanjšanja zaloge vseh artiklov naenkrat.
• Izdelava računa.
• Davčna potrditev računa.
• Več možnosti za tisk računa.

Vse to imate na enem mestu.